1. Veri sorumlusu ve iletişim
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu İÜ Finans Kulübü Yönetimidir. Bu metinde “Kulüp” ifadesi Kulüp Yönetimini belirtir.
İletişim: iletisim@iufinanskulubu.com
2. İşlenebilecek kişisel veriler
Kullanılan forma ve katıldığınız sürece göre aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:
- Kimlik ve öğrenci bilgileri: ad, soyad, üniversite, fakülte, bölüm, sınıf ve öğrenci numarası yalnızca gerekli olduğunda.
- İletişim bilgileri: e-posta adresi ve telefon numarası.
- Başvuru bilgileri: komite veya etkinlik tercihi, motivasyon yanıtları, deneyim ve yetkinlik bilgileri, görüşme notları.
- Dosya bilgileri: özgeçmiş veya portfolyo, yalnızca ilgili başvuruda açıkça talep edilirse.
- Etkinlik bilgileri: kayıt, katılım, yoklama ve gerekli organizasyon notları.
- İletişim ve izin kayıtları: gönderilen mesajlar, e-posta duyuru tercihi, izin tarihi, izin kaynağı ve geri çekme kaydı.
- İleride analiz aracı etkinleştirilirse: ziyaret edilen sayfalar, oturum ve etkileşim verileri. Bu veriler yalnızca gerekli izin mekanizması kurulduktan sonra işlenir.
Sağlık, biyometrik veri, ceza mahkûmiyeti, siyasi düşünce veya benzeri özel nitelikli veriler standart başvuru formlarında talep edilmez. Bir etkinliğe erişilebilir katılım sağlamak için özel bir bilgi gerekirse, ayrı bir bilgilendirme ve uygun hukuki şart sağlanır.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Süreç | Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|---|
| Üyelik ve komite başvuruları | Başvuruyu almak, değerlendirmek, görüşme ve yerleştirme süreçlerini yürütmek, kulüp faaliyetlerini planlamak. | KVKK m.5/2 kapsamında sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat. Açık rıza gereken istisnai alanlar ayrıca sunulur. |
| Etkinlik kayıtları | Kontenjan, katılımcı iletişimi, program değişikliği, giriş ve güvenlik organizasyonunu yürütmek. | Bir talebin veya katılım ilişkisinin kurulması ve ifası, hukuki yükümlülük ve meşru menfaat. |
| E-posta duyuruları | Kulüp etkinlikleri, başvuru dönemleri ve yayınlar hakkında ileti göndermek. | Ayrı, bilgilendirmeye dayalı ve geri alınabilir açık rıza. Duyuru izni başvuru veya üyelik için zorunlu değildir. |
| İletişim talepleri | Soruları yanıtlamak, talepleri ve şikâyetleri sonuçlandırmak. | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ile meşru menfaat. |
| Analitik araçlar | Site kullanımını ölçmek, içerik ve performansı geliştirmek. | Zorunlu olmayan çerez veya benzer teknoloji kullanılıyorsa önceden alınan açık rıza. |
Aydınlatma metninin okunması bir açık rıza beyanı değildir. Açık rıza gereken her işlem için ayrı, isteğe bağlı ve geri alınabilir bir tercih sunulur.
4. Google Form, Google Sheets ve Google Workspace
Üyelik, komite ve etkinlik başvuruları gelecekte Google Forms üzerinden alınabilir. Google Form, internet sitesinin veri depolama sistemi değildir; Kulüp Yönetiminin zaten yürüttüğü başvuru sürecinde kullanılan harici bir araçtır. Form yanıtları Google Sheets ve Google Workspace üzerinde saklanabilir; yetkili kulüp yöneticileri ve ilgili süreç sorumluları bu kayıtlara erişebilir.
Google hizmetlerinin altyapısı nedeniyle veriler Türkiye dışındaki sunucularda işlenebilir veya erişilebilir hâle gelebilir. Bu hizmetler, KVKK m.9 kapsamında geçerli bir yurt dışı aktarım şartı ve uygun güvence kurulmadan etkinleştirilmez. Gerekli olduğunda standart sözleşme, yeterlilik kararı veya mevzuatta öngörülen başka bir aktarım mekanizması uygulanır.
Her Google Form üzerinde, veri alınmadan önce bu metne bağlantı verilir. Duyuru e-postaları için izin kutusu başvurudan ayrı ve varsayılan olarak seçilmemiş sunulur.
5. E-posta gönderimi ve saklama
Duyuru izni veren kişilerin e-posta adresi, izin kaydı ve tercih bilgisi kulüp etkinlikleri, başvuru dönemleri, eğitimler ve yayınlar hakkında e-posta göndermek amacıyla saklanabilir. Bu izin üyelik veya etkinlik kaydının şartı değildir.
İzin, her e-postadaki abonelikten çıkma bağlantısı üzerinden veya iletisim@iufinanskulubu.com adresine başvurularak her zaman geri çekilebilir. Geri çekme sonrasında yeni duyuru gönderimi durdurulur. İznin geri çekildiğini ve yeniden ileti gönderilmemesi gerektiğini ispatlayan asgari kayıt, hukuki uyuşmazlık süreleri dikkate alınarak üç yıl saklanabilir.
6. Analiz araçları ve çerezler
Google Analytics veya benzeri analiz araçları gelecekte kullanılabilir. Zorunlu olmayan analitik teknolojiler, ziyaretçi “Kabul et” seçeneğini etkin biçimde seçmeden yüklenmez. Kabul etmeme, reddetme ve tercihleri değiştirme seçenekleri eşit görünürlükte sunulur.
Analitik araç etkinleştirildiğinde kullanılan çerezin adı, sağlayıcısı, amacı, süresi, birinci veya üçüncü taraf oluşu ve olası yurt dışı aktarımı Çerez Politikası içinde güncellenir.
7. Verilerin aktarılabileceği kişiler
Kişisel veriler, yalnızca amaçla sınırlı ve gerekli ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Yetkili kulüp yöneticileri, ilgili komite ve etkinlik sorumluları.
- İstanbul Üniversitesinin yetkili birimleri ve etkinlik güvenliği için gerekli kampüs birimleri.
- Google gibi form, e-posta, dosya ve çalışma alanı hizmeti sağlayıcıları.
- Barındırma, alan adı, güvenlik, e-posta ve analiz hizmeti sağlayıcıları.
- Kanunen yetkili kamu kurumları ve yargı mercileri, yalnızca geçerli bir talep bulunduğunda.
Kişisel veriler reklam amacıyla satılmaz veya üçüncü kişilere kiralanmaz.
8. Saklama süreleri
| Veri grubu | Planlanan azami süre |
|---|---|
| Sonuçlanmayan veya kabul edilmeyen üyelik ve komite başvuruları | İlgili başvuru döneminin kapanmasından itibaren 1 yıl. |
| Aktif üye ve görev kayıtları | Üyelik veya görev süresince ve sona ermesinden itibaren 2 yıl. |
| Etkinlik kayıt ve katılım bilgileri | Etkinliğin tamamlanmasından itibaren 2 yıl. |
| E-posta duyuru listesi | İzin geri çekilene veya liste amacı sona erene kadar. |
| İzin ve ret kayıtları | İznin geri çekilmesinden itibaren 3 yıl. |
| İletişim ve KVKK başvuru kayıtları | Talebin sonuçlanmasından itibaren 3 yıl. |
| Analitik veriler | Araç etkinleştirilmeden önce belirlenecek ve çerez listesinde açıklanacak süre; kural olarak 14 ayı aşmayacak şekilde yapılandırılır. |
Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Kanunen daha uzun saklama zorunluluğu bulunursa ilgili yasal süre uygulanır.
9. KVKK kapsamındaki haklarınız
KVKK m.11 uyarınca veri sorumlusuna başvurarak kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işleme amacını ve aktarım yapılan kişileri öğrenme, yanlış verilerin düzeltilmesini, şartları oluşmuşsa silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini talep etme, otomatik analiz sonucuna itiraz etme ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz.
Başvurunuzu kimliğinizi doğrulayacak bilgiler ve talebinizin açıklamasıyla birlikte iletisim@iufinanskulubu.com adresine iletebilirsiniz. Talepler, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
10. Güncellemeler
Yeni form, e-posta sağlayıcısı, analiz aracı veya veri işleme süreci devreye alınmadan önce bu metin güncellenir. Önemli değişiklikler sitede duyurulur ve gerekiyorsa yeni izin alınır.